この記事ではエクセル家計簿にマクロを使用してより便利に改善する方法を説明します。
マクロってなんだか難しそうではないですか？
確かに、エクセルを家計簿として使う程度しか機会がない初心者の方にとって、マクロってなんだかよくわからないし難しそうですよね。私もそうでした。
ですが一度マクロを知ってみると、意外と簡単と思えるはずです。ぜひ最後まで読み進めてみてください。
この記事ではマクロの使用例でエクセル家計簿を用いていますが、この機会にエクセルのスキルアップ勉強のとっかかりにしてもらっても良いと思います。
エクセルのマクロを使えるととても便利になる
どう便利になるのか？具体例をもとに説明します。
マクロとは？
まずマクロとは何かを説明しないといけませんね。
マクロとは、エクセルで行う複数の操作を記録させて、自動で順番に実行するエクセル特有の機能です。
またエクセル上にボタンを設置することが出来て、そのボタンを押すことでマクロを実行することが出来ます。
エクセル家計簿EKUBOでのマクロ使用例
我家のエクセル家計簿EKUBOでの使用例です。
繰り返しの作業になるものは、マクロを使いボタン一つで実行できるようにしています。
- 固定費入力ボタン
- 日付順ソートボタン
- 入力削除ボタン
- UPDATEボタン
- グラフ確認ボタン
- 画面を戻すボタン
- ドロップダウンリストの更新ボタン
※エクセル家計簿EKUBOの初リリース時点のボタンリスト
例えば、月別シートにある固定費入力ボタンを押すと、固定費リストシートにある毎月の固定費を自動で入力することが可能です。
この固定費入力ボタンのマクロの記録の中身は…
ボタンを押すと
- 固定費リストシートを選択する。
- 固定費リストの毎月の固定費リストをコピーする
- 月別シートに戻る
- 月別シートの支出項目に貼り付ける
といったエクセル操作の記録となっています。
※実際の固定費入力ボタンの中身は、マクロで操作を記録した後、中身のプログラムに多少手動で編集を加えたものになっています。
これらの4つの操作が、ひとつのボタンを押すだけになりました。
このようにマクロとは、エクセル操作の記録とその記録を自動で実行する機能です。
マクロで記録された情報はVBAというプログラミング言語で保存されています。なので言い換えると、マクロとはエクセル操作の一連の流れをプログラム言語に変換してくれる機能とも言えます。
VBAという言葉はマクロをするうえで知っておいたほうがいいでしょう。
ピボットテーブルの更新をマクロボタンでやる方法
エクセル家計簿を使いマクロがどのように導入できるか順に説明します。
題材に使うのはエクセル家計簿はEKUBOではなく、インターネットにあるマクロが使われていないエクセル家計簿を用いてEKUBO流にマクロを加えて少し便利にしてみます。
今回はピボットテーブルを利用したエクセル家計簿です。Googleで検索してみると複数のブロガーさんが使用しているのを発見しました。
ブロガーの皆さん、ピボットテーブルの更新を毎回手動でやっています。
このピボットテーブルの更新をマクロボタンでやってみましょう！
この方たちを参考にオリジナルのピボットテーブルを使ったエクセル家計簿を作ってみました。これを使ってマクロの導入を解説します。
この自作のピボットテーブルを使ったエクセル家計簿は記事にもしています。動画も撮ったので参考にどうぞ。
そもそもピボットテーブルの更新とはなんぞや？という方は、この動画で予習しておくと理解が捗ると思います。
この動画の1:00～辺りにピボットテーブルの更新作業が出てきます。
マクロ導入方法
教材ファイルを用意しました。
ファイルを開いて実際に記事を読み進めながら作業できますよ。
教材ファイルダウンロードはこちらを⇩
動画があるので、参考にして読み進めてください。初心者の方でもマクロの基本を実践形式で学べると思います。
開発タブの設置
マクロを使うには開発タブが必要です。
初めて使う方は、このタブがないので設置しましょう。
ファイル→オプション→リボンのユーザー→開発にチェックマーク→OK
です。
図のようにマクロ初めての方は、開発欄が空白だと思います。チェックマークを入れてください。開発タブが表示されます。
マクロの記録
はじめに年間収支シートを選択しておいてください。
開発タブにあるマクロの記録を選択すると、エクセル操作の記録ができます。
マクロの記録を選択して、マクロ名を入力します。今回はピボットテーブルの更新と入力します。
OKを押すと記録スタートです。記録する操作以外は何もしないように気をつけましょう。
記録スタート…
- ピボットテーブルを選択します。（ピボットテーブルの分析タブが現れます。）
- 更新を選択します。
- セルA1を選択します。（マクロ実行後のカーソル迷子の防止です。）
- 開発タブの記録の終了を選択します。
…記録終了！
これでマクロ（ピボットテーブルの更新）が出来ました。
ボタンの設置とマクロの登録
出来たマクロを登録するボタンを設置します。
開発タブの挿入から図のアイコンを選択します。
選択したら設置位置と大きさを指定します。
するとマクロの登録画面が現れます。
マクロ（ピボットテーブルの更新）を選択して、OKです。
完成！動作確認しよう
これでマクロボタンが設置されました
※ちなみに設置直後はボタン1と表示されます。ボタン名も自由に変更できるので試してみてください。
このボタンをクリックするたびにピボットテーブルの更新が実行されます。
試しに項目シートに項目を追加してボタンを押してみてください。
ちょっと感動しませんか？
このボタンのおかげで…
- ピボットテーブルの選択し
- 更新を押す
の手間が、ボタンクリックのひとつに減りました！
さらに、ピボットテーブルのそばにボタンがあると、更新忘れもなくなりますよね！
ファイルの保存
最後にマクロを使用したファイルを保存するときには注意が必要です。
マクロを有効にして保存する必要があります。
名前を付けてファイルを保存するときに、マクロ有効ブックを選択して保存をしましょう。
マクロ有効ブックという保存形式にしとかないと、次回ファイルを開いたときにマクロが実行されません。気を付けてくださいね。